如何用EXCEL制作人员档案查询表——VLOOKUP函数的妙用!

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  • 来源:桂林理工大学教务处_贵州师范学院教务系统_贵州师范大学教务系统
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“小琪,你的人员档案管理表中,第一列是工号,我先教你制作一个按工号查询人员信息的查询表吧!”

很快,顾城做了一份人员档案查询表(如图 352所示):

图3-52

“顾总,你的查询表里那些EXCEL默认的格子怎么不见了?”

城哥说:

一般查询表类型的表格,通常对表格的美观性有要求,可以在“视图”菜单下的“显示”选项卡中,将“网格线”复选框中对勾去掉。使表格看起来更整洁,大方 (如图 353所示) 。

图3-53

“小琪,现在查询表的格式已经确定了,接下来就可以制作公式了。这个查询功能可以通过VLOOKUP函数来实现。”

VLOOKUP函数详解:

一、 作用:VLOOKUP函数为查找与引用函数。用于搜索表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,再进一步返回选定单元格的值。默认情况下,表是以升序排序。即在所选择的数据区域中,最左边的一列查找指定的某个数据,然后返回对应单元格的值。

二、此函数共四个参数。

参数一Lookup_value:需要在数据表首列进行搜索的值。可以是数值、引用或字符串。这个参数可以理解为“找什么”,其重点是必须在“数据表的首列”进行查找。在本例中,需要按员工工号进行查找,因此需要选择员工工号所在的C4单元格。同时由于员工工号固定存储在C4单元格,因此C4单元格需要绝对引用。

参数二Table_array:需要在其中搜索数据的信息表。这里通常是一个数据区域。这个参数可以理解为“在哪里找”。这里需要特别注意的是,我们的第一个参数中录入的查找值(即找什么)必须位于数据表的第一列。在本例中,需要在人员档案常用信息表中进行查找,同时,在选择查找区域时,要查找的工号必须位于选择区域的第一列,而在人员档案常用信息表中,员工工号恰好位于第一列,因此选择数据区域应为“人员档案常用信息!$A:$U”。由于查找区域在本例中也是固定不变的,因此需要将选择的A:U列绝对引用。

参数三Col_index_num:满足条件的单元格在数组区域(Table_array)中的列序号。这个参数表示我们要返回数据区域中第几列的数值。在这个参数中需要特别注意的是:要返回的数据必须在查找数据的右边,即VLOOKUP函数只能从左向右进行查找。在本例中,我们需要按员工工号查找员工姓名,而员工姓名位于所选择数据区域的第二列,因此,此参数需要录入“2”。

参数四Range_lookup:指定查找时要求精确匹配还是大致匹配。如果为FALSE(0)为大致匹配。如果为TRUE或忽略为精确匹配。在本例中,此参数录入“0”。(如图 354所示)

图3-54

公式制作完成后,点击“确定”按钮。如图 355已经将工号为GH00001的员工姓名查找出来了。

最终公式为: =VLOOKUP($C$4, 人员档案常用信息!$A:$U,2,0)

图3-55

接下来按此方法,制作其它公式。

小技巧:相似公式快速制作方法!

由于所有员工信息均通过员工工号在人员档案常用信息表中进行查找,所以参数一(找什么),参数二(在哪里找)的内容无需更改,只需要根据返回内容所在的列号,对参数三进行修改即可。因此可以直接将公式复制到单元格中,再对参数三进行修改,无需反复使用函数对话框进行公式的制作。

如图 356可以看到各项字段在选择数据区域的列号。

图3-56

以“学历”为例,由于学历字段在选择数据区域的第6列,因此只需先将原公式复制到G4单元格中,再将参数三修改为6即可。

完整公式为: =VLOOKUP($C$4, 人员档案常用信息!$A:$U,6,0) 。 (如图 357所示)

图3-57

其它项目公式依次为:

身份证号:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 9 ,0)

所在部门:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 3 ,0)

职 级:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 5 ,0)

性 别:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 10 ,0)

出生日期:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 11 ,0)

婚姻状况:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 7 ,0)

政治面貌:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 8 ,0)

入职日期:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 14 ,0)

司 龄:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 15 ,0)

离职时间:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 16 ,0)

离职原因:=VLOOKUP($C$4,人员档案常用信息!$A:$U, 17 ,0)

城哥说:

VLOOKUP 查找数据所必须满足的条件:

1, 只能从左向右进行查找

2, 查找依据必须在找查数据的第一列。

3, 返回第几列,是指返回数据位于查找区域的第几列,而非整个工作表的第几列。

小伙伴们,VLOOKUP函数在人员信息查询表中的应用,你们学会了吗?

如果对小编介绍的EXCEL案例感兴趣,却又不喜欢看文字版EXCEL功能讲解的小伙伴,可以给小编留言啊,小编会为你量身定做视频操作版哟!

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